Lexique


Vous trouverez dans cette section les définitions des termes du métier de Teotys classés par ordre alphabétique.


 

Administration des ventes (ADV)

Service de l'entreprise qui a en charge la gestion du cycle client (de la réception des contrats commerciaux à l'encaissement des créances).


Affacturage

 

Transfert de propriété de créances commerciales à un tiers dénommé « factor » contre paiement par crédit du compte courant du cédant ; le factor se charge d'en opérer le recouvrement et supporte les pertes éventuelles sur les débiteurs cédés insolvables, dans la limite des approbations accordées préalablement.
 

Aide au lettrage

 

Fonctionnalité(s) du logiciel comptable qui facilite(nt) les opérations de lettrage manuel des pièces non lettrés automatiquement.
 

Agence de recouvrement

 

Voir Cabinets de recouvrement
 

Assurance crédit

 

Technique de couverture du risque client. L'assurance-crédit garantit les créances à hauteur d'un certain encours et les indemnise partiellement en cas d'insolvabilité du client.
 

Back office client

 

Voir Administration des ventes
 

Balance agée

 

Document de gestion des comptes clients qui indique, par client, les sommes dues par échéances successives (des créances non encore échues aux créances les plus anciennes). Il permet d'identifier rapidement les créances les plus anciennes et de calculer les provisions pour risque constituées en fonction de leur ancienneté.
 

Besoin en fonds de roulement (BFR)

 

Désigne le besoin financier engendré par l'exécution des opérations répétitives qui composent le cycle d'exploitation (achats, ventes, paiement des frais de fonctionnement, etc.) et dont le montant doit être couvert, au moins partiellement, par des ressources stables (fonds de roulement net).

 

Cabinet de recouvrement de créances

 

Entreprise mandatée pour recouvrer des créances commerciales par voie amiable et / ou contentieuse.

 

Capacité d'autofinancement (CAF)

 

Ensemble des ressources financières générées par les opérations de gestion courante et dont l'entreprise peut disposer pour couvrir ses besoins financiers.

 

Cash manager

 

Fonction transversale de l'entreprise qui intègre à la fois les fonctions de crédit manager, de responsable de la comptabilité tiers clients et de trésorier.

 

Certificat d'irrecouvrabilité

 

Document établi par une entreprise tierce qui atteste du caractère définitivement irrécouvrable de la créance et autorise alors la récupération de la TVA payée antérieurement (le cas échéant).

 

Comportement payeur

Voir profil payeur

Comptabilité tiers clients

Module du logiciel comptable qui gère la mise à jour des comptes clients. Au même titre que la comptabilité fournisseurs, cette fonction comptable est de plus en plus souvent externalisée.

Comptant

Règlement immédiat à réception d'une facture de prestation de service ou de livraison de marchandise.

Compte client

Comptes individuels de bilan dans lequel sont enregistrés toutes les factures / avoirs et leurs règlements.

Conditions générales de vente

Clauses contractuelles de la transaction, à défaut de convention contraire. Elles doivent être claires, lisibles et précises et font l'objet le plus souvent d'un document spécifique signé par le client.

 

Connexion bancaire

Liaison informatique qui permet de gérer les flux d'informations dématérialisés (aller et retour) entre l'entreprise et sa banque ; en raison du niveau de sécurité requis, ils font l'objet de protocoles particuliers.

Coupon d'identification

Partie détachable de la facture, jointe au règlement papier, en vue de faciliter l'identification du payeur et le lettrage de la pièce. La présence de ce coupon autorise un traitement entièrement automatique du règlement.

Créance

Titre de paiement qui correspond à une livraison de marchandise ou à une prestation de service et qui est exigible à une échéance définie.

Crédit management

Ensemble de techniques financières, juridiques et de communication qui concourent, grâce à une organisation adaptée, à accélérer le paiement des clients dans le cadre des délais définis contractuellement et à sécuriser les marges de l'entreprise tout en participant au développement du chiffre d'affaires.

 

Crédit manager

Responsable de l'activité « crédit management»

Cycle client

Voir Administration des ventes

 

Délai de paiement

Délai accordé au client pour payer sa facture (délai consenti). La date théorique de paiement est fixée généralement de façon contractuelle (conditions générales de vente, contrats commerciaux...). Le délai réel de paiement (délai subi) met en évidence les retards de paiement qui se calculent par différence entre les délais théoriques et les délais réels.

Dématérialisation (fiscale) des factures clients

Permet d'envoyer les factures aux clients par e-mail sécurisé et signé électroniquement. La dématérialisation fiscale des factures (acheminement via un tiers de confiance agrée par la DGI) permet de supprimer totalement les coûts de traitement manuel (et d'affranchissement) et permet par ailleurs d'assurer une meilleure traçabilité.

Document numérique

Document existant sous format électronique

Donnée numérisée

Voir document numérique

 

Days Sales Outstanding (DSO)

Mesure le délai moyen de paiement (en jours de chiffre d'affaires) des clients.  

Echéance, date d'échéance

Date contractuelle à laquelle l'acheteur doit effectuer le paiement en fonction des conditions convenues (générales ou particulières).
Les factures non payées à cette date sont dites « échues ».

EDI (Echange de données informatisées)

Echange électronique de documents via un protocole propriétaire.

Edition de la facture

Impression de la facture sur un support papier ; lorsqu'elle est confiée à un prestataire, l'édititien assure l'impression, la mise sous enveloppe, le routage et l'archivage numérique de la facture.

Encaissement

Réception effective d'une recette sous forme de monnaie fiduciaire, chèque, virement sur un compte bancaire ou tout autre moyen approprié. Une facture est réellement encaissée lorsque que le délai bancaire est passé et qu'il n'existe plus de risque de retour d'impayé (chèque, effet, PA).

 

Encours client

L'encours client correspond au total des factures émises et non encaissées, des factures à établir (retard de facturation), et des effets en portefeuille.

Envoi de la facture

Voir édition de la facture

Externalisation

Recours à une société extérieure pour assurer une gestion mutualisée des tâches à faible valeur ajoutée.
 

Factor

Voir affacturage

Facture dématérialisée

Voir dématérialisation (fiscale) des factures clients

Facture

Document obligatoire dans toutes les transactions commerciales, qui doit porter un certain nombre de mentions obligatoires.

Flux dématérialisé

Voir dématérialisation (fiscale) des factures clients

Fonds de roulement (FDR)

Excédent des capitaux permanents (ressources durables) sur l'actif immobilisé (emplois durables). Cet excédent, lors qu'il existe, sert au financement du besoin en fonds de roulement.

Gestion des comptes clients

Traitement administratif et comptable de la relation client. 


Intérêts de retard

Voir NRE
 

Lettrage

Opération comptable qui consiste à rapprocher un règlement client d'une ou plusieurs factures. La qualité du lettrage des comptes clients conditionne directement l'efficacité du service recouvrement.

Litige

Contestation de l'acheteur concernant l'exécution du contrat ; le litige peut porter sur les conditions de vente, le prix, la quantité ou la qualité des marchandises vendues ou des prestations fournies. Il peut être également d'ordre technique ou administratif. Le suivi des délais de résolution des litiges constitue un enjeu souvent essentiel dans la réduction des délais de paiement.

 

Moyen de paiement

Voir encaissement

Mutualisation

Voir externalisation

 

NRE - Loi NRE du 15 mai 2001 (2001-40) - (Nouvelle Régulations Economiques)

Transposition en droit français de la directive européenne 2000/35 du 29 juin 2000 pour favoriser la lutte contre les retards de paiement dans les transactions commerciales.

Numérisation

Voir document numérique

  

Order To Cash (OTC)

C'est le délai global de tout le cycle client de la commande jusqu'au règlement effectif de la créance: prise de commande, livraison, facturation, encaissement, recouvrement et mise en banque du vendeur.
Voir aussi administration des ventes.
 

Pénalités de retard

Voir NRE

Profil payeur

Agrégation d'éléments statistiques qui permet de définir en temps réel et par client (ou typologie de clients) le comportement payeur.

Provision créances douteuses

Voir balance agée
 

Reconnaissance optique

Voir OCR

Recouvrement

Action qui consiste à obtenir le règlement de l'acheteur alors que l'échéance est dépassée. Le recouvrement peut être amiable ou judiciaire. Il peut être conduit par l'entreprise, par ses mandataires ou par les deux simultanément.
Voir aussi crédit management

Règlements non lettrés

Voir lettrage

Relance

Action qui consiste à rappeler au client par téléphone, par écrit ou par email, ses obligations contractuelles. La relance est préventive si elle se situe avant l'échéance. Elle est amiable après l'échéance pour préserver la relation commerciale. Elle devient précontentieuse après la phase amiable pour devenir contentieuse lorsque le recouvrement entrera dans sa phase judiciaire.

 

Scoring

Voir profil payeur

Signature électronique

Voir dématérialisation (fiscale) des factures

Suivi du risque

Ensemble des moyens mis à la disposition du credit manager pour gérer le risque de l'encours client.

 

Tiers de confiance

Voir dématérialisation (fiscale) des factures

Trésorerie

Total des moyens dont l'entreprise dispose pour faire face à ses décaissements. L'efficacité du service recouvrement contribue directement à l'optimisation de la gestion de la trésorerie.

Tri sélectif à l'arrivée (TSA)

Prestation de La Poste qui assure un pré tri du courrier à l'arrivée ; cette solution permet à une entreprise qui externalise la gestion de son cycle client de faire adresser le courrier à son nom à l'adresse postale du partenaire.

 




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