Les 4 piliers de Teotys | Blog | Teotys, Gestion du poste client par DSO-Group

Les 4 piliers de Teotys

Maîtrisée, l’optimisation du poste client apporte des bénéfices à la fois indéniables et immédiats. Comment ? En mettant en oeuvre ci-dessous les points clés pour obtenir des amélior ations et une performance durables,Teotys vous permet de découvrir les 4 piliers pour générer davantage de cash tout en réduisant vos coûts de gestion.

Credit Process

Les processus, une bonne façon de démarrer pour une réduction effective des coûts du poste client

Qu’il s’agisse de faire correspondre les factures à la commande client, de suivre la résolution du litige en s’adressant aux bons interlocuteurs, ou encore d’informer en temps réel des risques client le responsable de compte en phase critique de négociation… la gestion du poste client est totalement transverse et touche tous les départements de l’entreprise ! Alors, comment protéger le business ? Comment le développer pour chaque ligne de produits ou services ? Sur le périmètre actuel ou sur de nouvelles zones géographiques ?

  • Implémenter des processus industriels éprouvés sur toute la chaîne Order to Cash en tenant compte des spécificités de chaque secteur et de chaque région. Seront ainsi pris en considération non seulement la culture de l’entreprise, mais aussi les comportements et moyens de paiement ainsi que les réglementations locales qui vous permettront de professionnaliser les étapes de la relation client tout en la préservant.
  • Améliorer en continu les processus L’attention sera portée sur les processus clés de la relation client, par exemple, le process de gestion des litiges ou le process de gestion des encaissements jusqu’au lettrage, permettant de suivre en permanence les paiements et effectuer ses relances avec précision.
  • Evaluer ses processus et évoluer en s’appuyant sur un spécialiste de la relance : véritable partenaire, il proposera de mettre en place des KPI de suivi de la performance permettant l’analyse immédiate des gains. Cette approche permet de gagner du cash et de la productivité de manière durable.
  • Benchmarker régulièrement ses processus pour obtenir les meilleurs résultats. Les études et les analyses comparatives mettront à jour l’identification des bonnes pratiques pour continuellement améliorer la performance.

Credit Technology

Logiciel SaaS, la solution de gestion à forte valeur ajoutée
  • Gestion transparente Devenue indispensable, la solution web (SaaS) est plébiscitée par tous les acteurs de la culture cash. Langage unique, unifié et transparent, il est partagé par tous dans l’entreprise. Ainsi, les KPI permettent de se consacrer aux actions à mener pour créer un impact sur ces derniers, par exemple, un plan d’action ‘coup de poing’ pour diminuer le DSO.
  • Technologie transversale En équipant tous les acteurs de la culture cash au sein de l’entreprise, du Credit Manager ou Risk Manager au Directeur Financier et dirigeants de chaque business unit, la solution SaaS construit un lien transversal, réel vecteur de collaboration autour de la génération de cash et de la relation client, renforçant ainsi la satisfaction client jusqu’à la prochaine étape clé du cycle : l’encaissement. Le client est en effet alors placé dans la meilleure configuration pour régler sa facture, ou voir son litige résolu de manière proactive. Ainsi, les départements Finance et Ventes ont travaillé de concert pour protéger et développer le fonds de commerce de l’entreprise et la relation avec ses clients. Cette collaboration outillée devient, tel un cercle vertueux, un mode de travail au quotidien apportant ainsi une performance aujourd’hui, demain et pour longtemps.
  • Vue unique (et partagée) du client à 360° Plutôt que de perdre du temps et de l’argent à réconcilier des données et KPI dans Excel provenant de systèmes d’information différents et à multiplier les réunions pour comprendre les écarts qui diluent la connaissance de vos clients, des décisions et plans d’action peuvent être mis en oeuvre sur la base de KPI uniques, partagés et compris dans toute l’entreprise. Vous bénéficiez alors d’une vision du client à 360° incluant la relation financière. Cette vue unique et partagée du client revêt un avantage compétitif décisif, car une approche client ciblée augmentera la relation financière client, diminuera les risques d’impayés et sera génératrice d’engagement et de relation durables, riches de nouvelles opportunités commerciales.

Credit People

Externalisation réussie et accroissement de la performance
  • Optimisation de la performance via des ressources spécialisées L’externalisation de la relance confiée à un prestataire spécialisé peut s’avérer être une option gagnante. En effet, bien utilisée, elle génère l’optimisation des résultats recherchée, grâce à la professionnalisation et l’expertise des équipes formées à la collecte du cash au téléphone, à la relation client, à la relance, à l’administration des ventes ou à la comptabilité (bonne tenue des comptes, mise à jour optimisée des lettrages et saisies des règlements...).
    Aujourd’hui, des pôles de compétences en comptabilité, ADV et spécialistes du métier de la relance combinés à une technologie de communication en temps réel offrent une solution haut de gamme nearshore et offshore, pour augmenter vos rentrées de cash en optimisant la totalité de votre cycle Client.
    Une relance réussie nécessite également d’avoir ‘travaillé’ sur la phase préalable à la facturation !
  • Halte aux coûts cachés Les entités spécialisées externalisées sont conscientes que leur business model repose sur les valeurs intrinsèques suivantes : compétence, flexibilité et capacité à produire des résultats. L’enjeu est de produire des gains dans la durée.
    En permettant la réduction du nombre d’ETP et des coûts d’exploitation (informatique, logistique, immobilier...), la diminution du risque opérationnel (meilleur contrôle des processus normés) et une standardisation par la suppression des tâches inutiles, la maîtrise des coûts (économies d’échelles, meilleure allocation des ressources, respect des délais, optimisation des activités de production administrative, amélioration de la qualité de service...), la responsabilisation sur la performance, les prestataires spécialisés offrent véritablement des gains de productivité.
    Les prestataires s’inscrivent donc dans le cadre d’une organisation optimale du travail, et proposent une réponse précise et efficace aux challenges de l’entreprise : manque de compétences ou de professionnalisation sur la collecte de cash au téléphone, coûts cachés, organisation en silo, démotivation, turnover, absentéisme...

Culture Cash

Prérequis de la performance durable[/teo_icon_list_item]
  • Les facteurs clés pour construire une culture du cash
    • Établir un langage commun entre les différents départements
    • Faire comprendre les priorités et les écueils à éviter
    • Encourager la création d’initiatives transversales et partagées par tous les acteurs
    • Développer une culture du poste client avec un référentiel unique des KPI
    • Escalader des objectifs d’amélioration et d’incentives au sein de toute l’entreprise au-delà de chaque silo
    • Renforcer les canaux de la communication au sein de l’entreprise pour accroître la sensibilisation, l’adhésion et la responsabilité de chacun
  • La DG, championne de la culture cash Pas de culture cash sans le sponsoring de la direction générale ! Une fois impliquée et motrice, la direction générale sera sensibilisée au suivi et à la réussite du développement de la culture cash dans l’entreprise.
    Encouragée et facilitée au plus haut niveau, la culture cash permet alors de décloisonner les silos de l’entreprise et à chacun de se voir confier des responsabilités transversales et élargies. Des actions transverses sont alors menées pour atteindre les objectifs décidés par la direction générale. Bien maîtrisées, ces actions convergent pour dégager des améliorations et gains à court terme, ainsi qu’une performance maintenue et renouvelée.
    La performance durable intègre de nombreux composants tels que la relation financière client, l’optimisation des résultats ou encore le pilotage et monitoring des KPI...
    Parce que la culture cash au sein de l’entreprise en est un formidable levier, il est indispensable de la développer.
    Ainsi portée par des acteurs de nouvelle génération, véritablement engagés et mobilisés, la diffusion de la culture cash permet de conduire à une performance durable au sein de votre organisation